La utilización de plantillas para los principales entregables del proyecto es una buena práctica que aportará al menos los siguientes beneficios:

  • Guía al gestor de proyecto sobre el contenido que debería/podría tener un entregable en concreto, facilitando que no se despiste del propósito del mismo.
  • Facilita la homogeneidad en la documentación generada en una empresa/área puesto que si todos los Project managers se basan en las mismas plantillas, los proyectos acabarán teniendo entregables documentales similares con el mismo esquema base.
  • Facilita el trabajo a nuevos Project managers tanto para los noveles como para los que ya tienen experiencia en la profesión pero no así en el conocimiento del modo de hacer en la compañía, puesto que las plantillas guían.
  • Favorece la implantación de cambios en el método de gestión de proyectos, puesto que reflejar dichos cambios en las plantillas “obliga” a los que las usan a adaptarse a los mismos.

Si en tu empresa  o departamento estáis pensando en establecer una colección de plantillas para ser utilizadas por los gestores de proyectos, el primer paso que yo recomendaría es recopilar una o varias plantillas ya existentes para cada entregable, como estas que propongo yo (u otras muchas).

Una vez recopiladas, deberías crear las tuyas propias, cogiendo ideas de aquí y allí, pero aportando variantes derivadas principalmente de la cultura de tu empresa, tipología de proyectos que se ejecutan, demandas habituales de los clientes, etc.

En la zona de plantillas de mi blog puedes acceder a cada una de ellas. Eres libre de cogerlas, modificarlas, compartirlas… si te sirven, yo encantado. Y si además me aportas sugerencias para su evolución, eso sería genial!

Conforme he ido añadiendo plantillas al repositorio he agregado posts explicando el propósito y cierta información de valor a la hora de utilizarlas. La lista de plantillas y su enlace a los post que las explican es la siguiente:

  1. Acta de constitución de un proyecto
  2. Registro de Interesados
  3. Alcance del proyecto
  4. Registro de Cambios 
  5. Flujo de gestión del cambio
  6. Matriz de Asignación de Responsabilidades (RASCI)
  7. Matriz de Comunicación 
  8. Registro de Riesgos 
  9. Acta de reunión 
  10. Product backlog o pila de producto (enfoques ágiles)
  11. Sprint backlog o pila de producto (enfoques ágiles)

Como podrás comprobar, se trata de una recopilación de plantillas con enfoque 100% práctico, que puedes usar desde el primer momento. Eso sí, si no te gustan, modifícalas y crea las tuyas propias.

Comprobarás también que las plantillas siguen por lo general la filosofía KISS.

Como suelo decir:

Documenta tus proyectos al máximo detalle, siempre que puedas garantizar que mantendrás la documentación actualizada durante el proyecto.

Lo cual en absoluto está en contra con la documentación extensa y detallada de proyectos.

Si como gestor de proyectos vas a tener tiempo disponible para mantener la documentación actualizada, documenta a detalle… de ese modo tu proyecto será más predictivo. Pero si por el contrario tienes una disponibilidad de tiempo limitada, es preferible documentar menos, manteniendo la garantía de que todo esté bien actualizado.