Administracion de sitios Moodle 2

Administración de sitios Moodle

Introducción

En un tutorial anterior, veíamos el proceso de instalación y configuración básica de Moodle. Ahora vamos a dar el siguiente paso, la administración básica: registro de nuevos usuarios, configuración de los servidores de correo, etc. Para ello, vamos a continuar con el ejemplo del tutorial anterior

Empecemos

Creación/registro de usuarios

Tal y como dijimos, vamos continuar donde lo dejamos en el tutorial anterior. En él, habíamos deshabilitado el autoregistro de usuarios, por lo que es necesario que seamos capaces de crear usuarios manualmente (si no… pocos cursos vamos a poder dar 🙂

Para crea un usuario, y autentificados como administradores del sitio, vamos a la opción «Usuarios» > «Cuentas» > «Agregar usuario». El proceso es el mismo que se siguió para el Administrador.

Rellenamos todos los datos, aceptamos los cambios y… Ya tenemos usuario

Si pinchamos sobre el nombre del usuario recién creado, podemos ver su perfil, y acceder a la zona de edición de usuarios:

Desde aquí, además de editar los datos del usuario y ver estadísticas de uso, podemos asignarle los roles que desarrollará dentro del sistema. Para ello, accedemos a la pestaña de Roles, donde se nos listan todos los perfiles que puede tener un usuario

Pinchamos en el rol que se quiera otorgar al usuario (Por ejemplo, «Course creator»), y nos aparece una pantalla en la que podemos seleccionar todos los usuarios que se desee y otorgarles al permiso (marcándolos y pinchando en el botón «Agregar»)

Observad que en la parte superior de la imagen hay un combo con todos los roles. Seleccionando otro rol en el combo podemos asignárselo a los usuarios sin necesidad de volver al listado.

También pueden asignarse los roles desde la opción de menú «Usuarios» > «Permisos» > «Asignar roles globales», aunque esta opción no es demasiado recomendable. El problema es que, como su nombre indica, son asignaciones de permisos GLOBALES. Esto implica que si le damos a alguien el rol de profesor (Teacher), va a ser profesor de todos los cursos, si a alguien se le da el rol de Estudiante será estudiante (Alumno) de todos los cursos del sitio (cosa harto desaconsejable si queremos cobrar por los cursos 🙂 Por ello, es mejor que el administrador del sitio otorgue roles a la gente localmente (por ejemplo, una persona puede ser administrador de un curso concreto, o creador de cursos en una categoría…)

Otra opción posible es habilitar el autoregistro de usuarios. Para ello, desde la opción «Usuarios» > «Autenticación» > «Gestionar autenticación» debemos confirmar que esté activa la autenticación basada en email y, cuando esté habilitada, en la zona de ajustes comunes, habilitar la opción de registrarse a sí mismo.

Después, guardar los cambios. Posteriormente, desde esta misma pantalla o desde la opción correspondiente del menú, hay que configurar la autenticación por email. Esta configuración consiste, básicamente, en decidir si se desea usar captcha (imagen de validación) para el proceso de alta. Es muy recomendable activar la imagen de validación, ya que así se previene el registro automático por parte de robots.

Concretamente, Moodle utiliza reCaptcha, un captcha proporcionado por un Web Service externo. Es necesario crear una cuenta de usuario para poder usarlo, pero es gratuito, y la verdad es que compensa… (te evitas la implementación del captcha, la integración con moodle, la lógica de validación…). Una vez que os habéis decidido por reCaptcha y habéis abierto vuestra cuenta, se os proporciona una clave pública y una clave privada, que debéis configurar en la pantalla de «Gestionar autenticación» de Moodle. El aspecto del formulario de alta es el siguiente:

Una vez registado el usuario, el sistema le enviará un correo de confirmación, para lo cual es necesario configurar los datos de envío de correo. Para ello, hay que ir a la opción de menú «Servidor» > «Email». En ella, se configura el servidor SMTP, el nombre de usuario, cuenta de administrador…

Con esto, ya tenemos lista el registro en línea de usuarios… y, puesto que ya sabemos también cómo crearlos manualmente, podemos pasar a otros aspectos de la administración de Moodle.

Definir roles

Anteriormente hemos visto cómo se podían asignar roles a un usuario, y se podía apreciar que en la lista de roles por defecto aparecían siete roles:

• Administrador
• Creador de cursos
• Profesor
• Profesor no editor
• Estudiante
• Invitado
• Usuario autenticado

Como podéis imaginar, cada uno de ellos tiene unos privilegios distintos. Pero puede ser que con esos roles no tengamos suficiente para nuestra plataforma y necesitemos crear nuevos roles. Moodle nos proporciona esta funcionalidad, pudiendo acceder a ella desde la opción «Usuarios» > «Permisos» > «Definir roles»

Desde aquí tenemos dos opciones: o crear un nuevo rol o editar alguno de los existentes. Nosotros vamos a crear un nuevo rol (la edición de roles es similar), al que llamaremos «MiniAdministrator» y que heredará de Administrador

A continuación, hay que otrogar los permisos. «Permiso» en este entorno se refiere a la capacidad de un usuario de hacer algo en la plataforma (desde crear entradas del blog a gestionar los pagos de los cursos). Para cada habilidad del usuario que requiera un permiso, existen varios valores que se pueden asignar:

• No ajustado: Se toma el valor del contexto inmediatamente más general que se pueda aplicar
• Permitir: deja acceder o ejecutar la habilidad
• Prevenir: evita que se ejecute la habilidad
• Prohibir: Evita que se lleve a cabo la acción en su contexto y en cualquier otro más específico

Para que esto acabe de quedar claro, un contexto es el nivel en el que se está aplicando el rol (Módulo, Categoría, Curso, …). Un ejemplo de permiso:

Los iconos de la derecha muestran los riesgos que pueden surgir si se le otorga el permiso a un rol (Acceso a datos personales, peligro de envío de spam…)

Otras configuraciones

Como ya hemos dicho, una vez que sabemos como crear usuarios, el siguiente paso es «afinar» nuestra plataforma. Una de las cosas que veo particularmente interesante es la gestión de la sesión. Por defecto, el tiempo que Moodle mantiene abierta una sesión inactiva es de dos horas, que es bastante tiempo. El margen de tiempo que suelen dar la mayoría de aplicaciones es de unos 10 – 15 minutos, y algunas (bancos, por ejemplo) incluso menos, tiempos que me parecen mucho más razonables. Para ajustar este tiempo, usaremos la opción «Servidor» > «Gestión de la sesión».

De todas las opciones que aparecen, la más interesante es la que ya hemos comentado (Tiempo límite). El resto las dejaremos con sus valores por defecto, salvo que haya necesidades que recomienden otra cosa.

Otra opción interesante dentro del menú «Servidor» es «HTTP». Aquí se configuran, entre otras cosas, los datos del proxy, en caso de que sea necesario uno para acceder a internet. Si no está correctamente configurado, puede dar problemas a la hora de, por ejemplo, descargar paquetes de idiomas, actualizar fuentes RSS externas, …

Existe aún otra opción interesante, «Limpieza» (de nuevo dentro del menú «Servidor»). Desde aquí podremos establecer políticas de limpieza de la base de datos, que nos permita eliminar registros inútiles o anticuados.

Todas las opciones están muy bien explicadas, y las condiciones de cada uno serán distintas (alguno de vosotros usaréis Moodle como herramienta interna, otros lo abriréis al público, etc.) por lo que cada uno necesitaréis unos ajustes distintos. En mi caso, me parece que los 120 días por defecto que mantiene la matrícula a los alumnos inactivos son demasiados… Yo pondría algo menos, unos 60 días (pero esto es una opinión personal y ya se sabe que las opiniones son como los ombligos… cada uno tiene el suyo).

Otro apartado muy interesante es el de estadísticas, ya que nos permitirá explotar los datos de uso de los cursos que ofrezcamos. Los ajustes de esta opción tienen los mismos matices que los de Limpieza. Dependiendo del tráfico del sitio, del número de usuarios, del número de cursos, los ajustes adecuados son distintos… Los ajustes que yo he cambiado son:

• Habilitar estadísticas: Sí (por defecto, No)
• Intervalo máximo de procesamiento: 2 semanas (por defecto Ninguno). Esta opción es engañosa. En realidad, por lo que se explica en la propia pantalla se refiere al tiempo que debe transcurrir hasta el primero procesado
• Ejecutar en: Aquí se ajusta la hora de comienzo del proceso. Lo óptimo es que este valor sea una hora a la que el tráfico sea previsiblemente mínimo (¿de madrugada?) para el grueso de usuarios de la plataforma. Por otro lado, si el hosting de la plataforma está en el extranjero, esta hora se referirá a la hora local del servidor, así que sed cuidadosos con los husos horarios.

Con esto, finaliza la configuración de la plataforma desde el punto de vista «funcional»… Pero aún quedan cosas que se pueden hacer…

Portada

En «Ajustes de portada» podemos cambiar el texto que presenta el sitio, los elementos que se mostrarán (Lista de cursos, lista de categorías…) y algunos ajustes más. Pero el ajuste más importante es el de «Rol por defecto de la portada». Este rol será el que tengan automáticamente todos los usuarios que se autentiquen en la aplicación. Yo recomiendo ponerlo a «Student», ya que de esta forma garantizamos que el usuario pueda leer los foros de noticias, entrar en los chats, etc (cosas que es usuario normal no uede hacer). Este rol solo afecta a la portada, por lo que el usuario sigue sin estar matriculado en los cursos.

Mi Moodle

«Mi Moodle» es una funcionalidad que ofrece Moodle para que los usuarios puedan tener su propia página de inicio en el sistema. Se puede comparar, más o menos al iGoogle, es decir, cada usuario configura una página con los bloques que quiere, colocados donde más le guste (aunque no es tan flexible como iGoogle).

Para activarlo, hay que ir a la opción de menú «Apariencia» > «Mi Moodle»

Si se activa esta opción, cuando un usuario (no administrador) acceda a la plataforma irá a una página que inicialmente esté «en blanco». El usuario puede editarla para agregar los bloques que desee de entre todos los disponibles, de la misma manera que el administrador hace con la portada global del sitio.

Como se ve en el interfaz, es muy similar a la edición de bloques que se veía en el anterior tutorial sobre Moodle (Instalación de Moodle). En resumen, usando el botón que aparece en la parte superior derecha («Editar esta página» / «Modo normal») alternaremos entre la opción de edición de página y la página normal. Desde la ventana de edición, en la lista desplegable «Bloques» podemos agregar cualquiera de los widgets disponibles, y usando las flechas que salen en cada widget colocarlo en la zona de la página que más nos guste.

La edición de algunas de estas opciones puede estar limitada en función del rol del usuario y de la política de permisos fijada por el Administrador en «Seguridad» > «Política del sitio»

Blogs

Cada usuario del sistema tiene acceso a un Blog global, al que puede acceder de dos formas: O bien desde la página de su perfil (es una de las pestañas que aparece arriba) o desde el widget «Menú Blog», que puede aparecer tanto en la página inicial como en la página de «Mi Moodle» de cada usuario.

En este caso, vamos a ver como funcionaría a través de widget, que supondremos que el usuario ha añadido en su página de Mi Moodle.

El menú tiene cuatro opciones, todas ellas bastante claras. Nosotros nos vamos a detener en dos: Crear una entrada y ver entradas del sitio

Agregar una nueva entrada

Al pulsar sobre esta opción, se llega a una pantalla de edición, con todas las opciones necesarias para crear la nueva entrada

Las opciones que conviene destacar son:

• Publicar a: las entradas del blog global se pueden publicar como borrador (en este caso, solo el autor de la entrada podrá acceder a ella) o publicarlo para que todo el mundo pueda leerla. El concepto de «Todo el mundo» es muy relativo, ya que se puede configurar en las políticas del sitio («Seguridad» > «Política del sitio») quién puede leer las entradas de un blog (el valor por defecto es que todos los usuarios pueden leer todas las entradas)
• Marcas: Las marcas (tags) son etiquetas indicadoras de el tema que se trata en una entrada. Existen dos tipos de marca: Las oficiales están disponibles para todo el sitio. El administrador señala qué marcas son oficiales (puede crearlas él o decir cuáles de las marcas de usuario se convierten en oficiales); las marcas de usuario es una lista de etiquetas separadas por comas. Un poco más adelante se verán en detalle las marcas

Una vez rellenos todos los campos, se guarda el mensaje, y podemos pasar a ver la lista completa de entradas (que es la otra opción del menú que he remarcado)

Ver entradas del sitio

Pulsando la opción «Ver entradas del sitio» del Menú Blog vamos a la lista completa de entradas creadas por todos los usuarios.

Como se puede ver, si se ha habilitado el servicio de RSS, el usuario puede suscribirse a una fuente pra este blog. Desde esta pantalla, además de leer el blog y suscribirse al RSS, se puede consultar la «nube de marcas» del blog.

Como se puede ver en la imagen, las marcas asignadas a entradas del blog aparecen en la nube. Aquellas que sean referenciadas por más entradas del blog aparecerán más grandes, y las menos referenciadas, más pequeñas. Esto es útil para saber cuáles son los temas favoritos de nuestros usuarios, pero tiene otra utilidad para la cual necesitamos saber más sobre las marcas…

Gestión de marcas (tags)

Dentro de las opciones de «Apariencia» de la pantalla del administrador está la de «Gestionar marcas»

La lista de marcas que aparece tiene dos orígenes. Por un lado se agregan a la lista de marcas las que los usuarios ponen en las entradas de los blogs. Pero además, cuando un usuario añade en su perfil elementos a su lista de intereses, éstos también se convierten en marcas.

Desde esta pantalla pueden crearse marcas oficiales y modificar la lista completa de marcas (eliminarlas, convertirlas en oficiales, renombrarlas), además de ver cuántas referencias hay a cada marca en todo el sistema. Estas referencias son tanto entradas de blog como entradas en las listas de intereses de los usuarios. También desde aquí puee verse si una etiqueta ha sido marcada como inapropiada, de forma que si el administrador los considera oportuno la elimine

Cada marca tiene una página propia, que el administrador puede configurar y que los usuarios pueden visitar pinchando en la nube de marcas o en la lista de marcas asociadas a una entrada del blog.

Cuando el usuario adminsitrador entra a la página de una marca, puede hacer una única cosa que no pueden hacer los usuarios «de a pie»: añadir bloques. En estas páginas, los bloques que se pueden agregar son más limitados y distintos a los que se pueden usar en el resto del sitio. Por ejemplo, se pueden agregar enlaces a Flickr o Youtube.

Las acciones a las que puede acceder cualquier usuario, sea o no administrador, es agregar la marca a su lista de intereses (o eliminarla si ya la tiene), señalarla como inapropiada o editar la página. Además, en la página de la marca se señalan los usuarios que la tengan en su lista de intereses y las entradas del blog que la referencien:

Conclusiones

Ya hemos visto los principios más básicos de administración de Moodle, así que en el próximo tutorial aprenderemos a publicar cursos en Moodle.